Genehmigung
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Neben dem Erstellen/Registrieren von Rechnungen, Gutschriften und anderen Belegen können Sie mit Document Capture auch ein Genehmigungsverfahren einrichten, um die Belegfreigabe auch direkt in Business Central/NAV durchzuführen.
In Document Capture gibt es verschiedene Genehmigungsmöglichkeiten, die hier nur kurz beschrieben werden. Sprechen Sie bitte Ihren Partner an, wenn Sie die Möglichkeiten im Detail kennenlernen möchten und die Implementierung wünschen.
Anhand des am Beleg hinterlegten Einkäufercodes identifiziert Document Capture die notwendigen Genehmiger an Hand der in der Continia Benutzereinrichtung (jeder Benutzer wird mit einem Einkäufer/Verkäufer verknüpft) hinterlegten Limits.
Beim 4 Augenverfahren oder -Prinzip wird sichergestellt, dass mindestens 2 unterschiedliche Personen / Benutzer einen Beleg genehmigt haben. Dabei können Sie entscheiden, ob beide Benutzer das ausreichende Limit für den Beleg haben müssen oder nur einer.
Einzelne Benutzer können auch in Gruppen zusammengefasst werden und über geteilte Genehmigungen die entsprechenden Belege einsehen. Dabei gilt das Prinzip, dass der User, der als Erstes innerhalb der Gruppe den Beleg sieht ihn auch genehmigen kann. Im Anschluss ist der Beleg für die anderen Benutzer nicht mehr sichtbar.
In Szenarien, in denen Limits keine Rolle spielen und der Ablauf/die Benutzer für den Prozess vordefiniert werden können, können Genehmigungsablaufcodes verwendet werden.
Das erweiterte Genehmigungsverfahren von Document Capture kann verwendet werden, wenn das Genehmigungsverfahren von den verwendeten Dimensionen in den Belegzeilen abhängt.
Wenn Sie bspw. Anforderungen im Unternehmen haben, dass Belege von Kostenstellenverantwortlichen genehmigt werden müssen, können Sie dieses Verfahren einsetzen.
Dabei werden die Limits direkt pro Dimension/Kostenstelle definiert.
Für jeder Benutzer können im Fall von Urlaubsabwesenheiten, Krankheiten oder sonstigen Anforderungen Vertretungsregeln eingerichtet werden.
Beim Einsatz vom integrierten Genehmigungsverfahren sollen die Genehmiger meist regelmäßig über Ihre offenen Genehmigungen informiert werden. Dies kann über das Standardbenachrichtigungsverfahren in Business Central gelöst werden, als auch über die Continia Status E-Mails.
Bei den Continia Status E-Mails erhält der Genehmiger eine Übersicht aller Genehmigungsposten
die ihm zugewiesen worden sind
von Benutzern, die er in deren Abwesenheit vertritt
von Gruppen, deren Mitglied der Genehmiger ist
Abbildung : E-Mail Benachrichtigung
Document Capture versendet die Status E-Mails über einen SMTP Server. Aus diesem Grund werden diese nicht in den gesendeten E-Mails in Ihrem E-Mail-Postfach angezeigt.
Der Versand der E-Mails kann aus dem Rollencenter oder einen Job in der Aufgabenwarteschlange initiiert werden
Erinnerungsbenachrichtigungen an überfällige Genehmigungen können auch regelmäßig per E-Mail verschickt werden. Über verschiedene Mahnstufen können nach vordefinierten Fälligkeiten E-Mails an die Genehmiger versendet werden.
