Erweiterte Einrichtung

Vorlagen anpassen

Es besteht die Möglichkeit die Kreditorenvorlage, als auch die Mastervorlage an die eigenen Anforderungen anzupassen.

In der Vorlagenkarte können bspw. weitere Felder angelegt, gelöscht oder die Reihenfolge verändert werden.

Die Vorlagenkarte können Sie aus dem Belegjournal und der Dokumentenkarte wie folgt aufrufen:

Abbildung : Vorlagenkarte aufrufen

Vorlagenbeschreibung ändern

Jeder Vorlage kann eine individuelle Beschreibung hinzugefügt werden. Es wird empfohlen, dass Sie dies vor allem bei Kreditoren ergänzen, die mehrere Vorlagen haben (bspw. Kaffee Partner), um diese später differenzieren zu können.

Die Beschreibung kann auf der Vorlagenkarte bearbeitet werden und als Spalte auch im Belegjournal eingeblendet werden:

Hinweis: Das Feld Beschreibung wird erst eingeblendet, wenn für den Kreditor mehr als eine Vorlage angelegt wurde.

Abbildung : Beschreibung der Vorlage bearbeiten

Formeln am Vorlagenfeld

Mit Formeln können einfach Werte auf Basis vorhandener Werte berechnet werden. So kann bspw. die MwSt. auf Basis der Formel „Brutto“ – „Netto“ errechnet werden. In den Zeilen ermöglichten Formen Ihnen auch, Umrechnungen vorzunehmen. Des Weiteren können in Formelt Feld-/Textverkettungen eingerichtet werden.

Die Formeln können auf der Feldkarte (über Assist aufrufbar) konfiguriert werden:

Abbildung 58: Formelfeld bearbeiten

Formelberechnungen

Abbildung : Formel - Vorlagenfeld auswählen

Abbildung : Beispiel: MwSt = Brutto - Netto

Formeln für Textverkettungen nutzen (Feste Werte definieren)

Wenn Sie in das Feld Formel einen Text oder eine Zahl (je nach Feldeigenschaft) eintragen, wird dieser als fester Wert interpretiert und bei der nächsten Felderkennung automatisch ausgefüllt.

Abbildung : Fester Text/Wert in einer Formel hinterlegen

Fester Wert nach Texterkennung

Felder einer Mastervorlage auf neuen Feldern verfügbar machen

Felder die automatisch neu erstellten Vorlagen hinzugefügt werden sollen, können in der Mastervorlage konfiguriert werden. Aktivieren Sie dazu auf der Feldkarte des Feldes die Option „In neue Vorlage einfügen“.

Soll das Feld standardmäßig nicht erzeugt werden, deaktivieren Sie die Option:

Abbildung : Mastervorlage – Feld als neues Vorlagenfeld einfügen

Vorkonfigurierte Vorlagenfelder hinzufügen

Sie können auf Document Capture Vorlagen mehr Felder trainieren als die bei der Vorlagenanlage aus der Mastervorlage hinzugefügten Felder. Eine Liste der optional verfügbaren Felder („In neue Vorlage einfügen“ = Nein) kann über die Funktion Vorlagenfeld hinzufügen aufgerufen werden. Markieren Sie darin die Felder, die Sie hinzufügen möchten und bestätigen Sie den Dialog mit OK.

Abbildung 63: Vordefinierte Vorlagenfelder hinzufügen

Individuelle/eigene Felder hinzufügen

Bei Bedarf können Sie die jeweilige Kreditorenvorlage, als auch die Mastervorlage um individuelle Felder ergänzen. Bitte fragen Sie bei Ihrem Partner Unterstützung an, damit Sie die Möglichkeiten der Einrichtung individueller Felder kennenlernen können.

Abbildung : Neues Feld auf Vorlagenkarte hinzufügen

Feldregeln

Regeln sind ein wirksames Werkzeug in Document Capture. Durch das Einrichten von Regeln können Sie steuern, welcher Wert in einem Textfeld erkannt werden soll. Um eine Regel auf ein Feld anzuwenden, müssen Sie nur das jeweilige Vorlagenfeld bearbeiten und die Regel in eine neue Zeile im Regelbereich einfügen. Mit dieser Anleitung möchten wir Ihnen Beispiele für die Verwendung von Regeln zeigen, die bei der Lösung von täglichen Problemstellungen helfen.

Regeln können für jedes Feld einer Vorlage definiert werden:

Abbildung : Feldregel auf der Vorlagenkarte

Regelerstellung/-möglichkeiten

Bei der Einrichtung von Regeln können sowohl Business Central/NAV Filteroperatoren, als auch reguläre Ausdrücke verwendet werden, die in Continia Document Capture interpretiert werden können.

In einer Regel mit regulärem Ausdruck definiert eine eckige Klammer "[]" die zulässigen Werte und geschweifte Klammern "{ }" die Anzahl der erlaubten Zeichen.

Folgende Operatoren können zur Filterung herangezogen werden:

• Buchstaben A-Z

• Zahlen 0-9

• Kleiner/Größer Operatoren < oder >

• Platzhalter *

• Logisches Und „&“

• Logisches Oder „|“

Kopf-Felder

Bei Verwendung von Regeln auf Kopf-Feldern können Sie den erkannten Wert filtern. Das bedeutet, dass der Feldwert nur dann erkannt wird, wenn die Daten der Regel entsprechen.

Ausdruck	Beschreibung	Beispiel	Ergebnis
P[0-9]{8}	Feldwert muss mit "P" beginnen, gefolgt von 8 Ziffern von 0 bis 9.	P12345678 P12345 P-12345678	P12345678 [nicht erkannt] [nicht erkannt]
[FR]-[0-9]{3,}	Feldwert muss entweder mit "F" oder "R" und "-" beginnen, gefolgt von mindestens 3 Ziffern (0-9).	R-123 F-12345 F-1234567 O-7611	R-123 F-12345 F-1234567 [nicht erkannt]
[FR]-[0-9]{3,5}	Der Feldwert muss entweder mit "F" oder "R" und "-" beginnen, gefolgt von 3 bis 5 Stellen (0-9).	R-123 F-12345 F-1234567 O-7611	R-123 F-12345 [nicht erkannt] [nicht erkannt]
I[0-9]{8}	Feldwert muss mit "I" beginnen, gefolgt von 8 Ziffern von 0 bis 9.	I12345678 I12345 I-12345678	I12345678 [nicht erkannt] [nicht erkannt]
RG[0-9]{5}X[0-1]{1}	Der Feldwert muss mit "RG" beginnen, gefolgt von 5 Stellen, dann "X" gefolgt von 1 Stelle.	RG12345X1 RG12345X2 RG12345H1	RG12345X1 [nicht erkannt] [nicht erkannt]
<>ABC&<>DEF	Der Feldwert darf nicht "ABC" und nicht "DEF" sein.	ABC DEF GHI	[nicht erkannt] [nicht erkannt] GHI
Rechnung|Gutschrift	Feldwert muss entweder “Rechnung” oder “Gutschrift” sein.	Rechnung Gutschrift Mahnung	Rechnung Gutschrift [nicht erkannt]
*AG*	Der Feldwert muss die Zeichen “AG” enthalten.	AG TAG WOCHE	AG TAG [nicht erkannt]

Zeilen-Felder

Bei der Verwendung von Regeln auf Zeilenfeldern können Sie anhand des Wertes in den Zeilen filtern, welche Zeilen erkannt werden sollen. Auf diese Weise können Sie Zeilen weglassen, die sonst zu Konflikten bei der erkannten Zeilenstruktur führen würden.

Ausdruck	Beschreibung
Rechnung	Erkennt nur Zeilen, in denen das Feld das Wort Rechnung enthält.
Rechnung|Gutschrift	Erkennt Zeilen in denen das Feld entweder das Wort Rechnung oder das Gutschrift enthält.
<>Zwischensumme	Zeilen überspringen, die das Wort "Zwischensumme" enthalten.
<>Größe*	Zeilen überspringen, in denen das Feld mit dem Wort "Größe" beginnt.
POS[0-9]{3}	Filtert Zeilen, in denen das Feld mit POS anfängt, gefolgt von 3 Ziffern im Bereich von 0-9.

Feldübersetzungen

Wenn man die spezifischen Vorlagenfelder bearbeitet, kann man über den Reiter „Übersetzungen“ individuelle Feldübersetzungen einrichten. Dies kann bspw. verwendet werden, um falsche Buchstaben oder Zahlen in valide Werte umzuwandeln.

Abbildung : Feldübersetzungen