Einführung

Funktionsweise/Architektur von Document Capture

Document Capture ist ein Add-on für Microsoft Dynamics NAV, mit dem Sie Dokumente importieren, erkennen, registrieren, genehmigen und archivieren können. PDF-Dateien, gleich ob vom Scanner, Dateiverzeichnis oder von festgelegten E-Mail-Adressen, werden automatisiert mit der OCR-Technologie verarbeitet. OCR steht für "Optical Character Recognition" und wird im Deutschen als Texterkennung bezeichnet.

DC besteht aus den folgenden Komponenten:

Abbildung : Belegverarbeitung mit Document Capture

Alle relevanten Informationen auf Dokumenten werden automatisch in die entsprechenden Felder in Microsoft Dynamics übertragen. Um die verschiedenen Dokumentarten zu verarbeiten werden sogenannte Belegkategorien für die Unterscheidung der Dokumentarten angewandt. Details zur Verwendung der Belegkategorien sind im nächsten Kapitel zu finden.

Belegkategorien

Die Belegkategorien sind die Konfiguration für einen via Document Capture zu verarbeitenden Geschäftsvorfall, bspw. Einkaufsrechnungen oder Verkaufsaufträge.

OCR Belegkategorien

Es gibt Belegkategorien, für welche die OCR Verarbeitung aktiviert werden kann. Für jede dieser Belegkategorien kann eine E-Mail-Adresse konfiguriert werden, an welche die Belege für die OCR geschickt werden. Des Weiteren kann pro Belegkategorie die OCR Verarbeitung unterschiedlich konfiguriert werden (Auflösung, Farbe, Sprache, Seitenanzahl).

Im Standard sind folgende OCR Belegkategorien enthalten:

• EINKAUF - Eingangsrechnungen und -gutschriften

• KONTAKT - Kontaktbezogene Dokumente

• SACHBELEG - Dokumente an Sachposten anhängen

• VERKAUF - Verkaufsaufträge und -gutschriften

Jede Kategorie hat auch Vorlagen Master- und Identifikationsvorlagen.

Details zur Verwendung der Vorlagen werden im nächsten Kapitel dargestellt.

Drag & Drop Belegkategorien

Mit Hilfe von Drag & Drop Kategorien, können Dateien über eine Drag & Drop Funktion mit verschiedensten vorhandenen Datensätzen/Herkunftstabellen (bspw. Kreditoren, Debitoren, u.a.) verknüpft und an das Document Capture Archiv übergeben.

Es können zu jeder Herkunftstabelle mehrere Drag & Drop Kategorien erstellt werden.

Im Standard sind folgende Drag & Drop Belegkategorien enthalten:

• DRAGNDROP – Standardkategorie für alle Anhänge

• XMLATTACH – System-Belegkategorie für XML-Import

Vorlagen

In Vorlagen, die es auch nur für OCR Belegkategorien gibt, ist die Konfiguration gespeichert, wie bspw. ein Eingangsbeleg von einem Kreditor verarbeitet werden soll. Dazu gehören die Felder, die ausgelesen werden sollen, als auch die Buchungs- und Genehmigungseinrichtungen. Jede Vorlage ist individuell einem Kreditor zugewiesen.

Es können jedoch auch mehrere Vorlagen je Kreditor erstellt werden, wenn dieser verschiedene Beleg-Layouts verwendet (bspw. separate Vorlagen der Telekom für Festnetz-, Mobilfunk- und Internetrechnungen).

Es gibt drei Arten von Vorlagen:

1. Mastervorlagen - vorkonfigurierte Vorlagen, die für alle später erstellten Vorlagen als „Grundlage/Vorlage“ dient. Hier sind u.a. auch die Standardfelder definiert, die später bei jeder neu erstellten Kreditorenvorlage angezeigt werden

2. Identifikationsvorlagen – Unterstützt die Erkennung bspw. eines Kreditors anhand eines festen Identifikationsfelder (in der Regel Umsatzsteuer-ID)

3. Individuelle Vorlagen je Herkunftsdatensatz (bspw. Kreditor, Debitor) – Diese Vorlagen wurden auf Basis der jeweiligen Mastervorlage erstellt und halten alle Felder und Konfigurationseinstellungen, die zur Verarbeitung der Belge des jeweiligen Herkunftsdatensatzes notwendig sind.

Folgende Vorlagen sind in der Standard Konfiguration enthalten:

Belegkategorie	EINKAUF
Vorlage	ebInterface
Vorlage	ebInterface - Identification
Vorlage	EHF
Vorlage	EHF - Identification
Vorlage	Standard - DE
Vorlage	System - Kred. Identifikation
Vorlage	FACTURAE
Vorlage	FACTURAE - Identification
Vorlage	OIOUBL
Vorlage	OIOUBL - Identification
Vorlage	OIOXML
Vorlage	OIOXML - Identification
Vorlage	PEPPOL3
Vorlage	PEPPOL3 - Identification
Vorlage	Svefakturan
Vorlage	Svefak - Identification
Vorlage	UBL
Vorlage	UBL - Identification
Vorlage	XRechnung
Vorlage	XRechnung - Identification
Belegkategorie	KONTAKT
Vorlage	Standard - DE
Vorlage	System - Identifikation
Belegkategorie	SACHBELEG
Vorlage	Standard - DE
Vorlage	System - Identifikation
Belegkategorie	VERKAUF
Vorlage	Standard - DE
Vorlage	System - Deb. Identifikation

Hinweis:

Die Vorlagen können über die Online Konfiguration für Deutschland / Germany oder die Datei „DE Setup.xml“ aus dem Ordner „..\Support Files\Document Capture\Config Files“ des Produktverzeichnisses importiert werden.