Dokumente erfassen & registrieren
Der folgende Text beschreibt den Registrierungsprozess von Einkaufsrechnungen über das Belegjournal in Document Capture. Andere Dokumente können einen abweichenden Prozess oder Bedingungen für die Registrierung haben.
Belegjournal
Das Belegjournal stellt eine Liste aller in DC empfangenen Dokumente mit dem jeweiligen Status dar. Sie können das Belegjournal im DC Rollencenter über die Liste der OCR Belegkategorien aufrufen, indem Sie den Menüpunkt „Belegjournal anzeigen“ auswählen oder auf die Zahl in der Spalte „Belege für Registrierung“ klicken.
Abbildung : DC Rollencenter Belegkategorien
Alternativ können Sie über die Suche die Liste „Belegkategorien“ aufrufen und von dort das Belegjournal anzeigen lassen:
Abbildung : List Belegkategorien
Abbildung : Belegjournal
Das Belegjournal besteht aus 4 Bereichen, die während der Erkennung und Erfassung des Dokuments betrachtet werden:
Die Dokumentenliste (blau). Das Belegjournal führt jedes Dokument in einer separaten Zeile auf. Wenn Sie ein Dokument aus der Liste auswählen, aktualisiert Document Capture die Vorlagenfelder und das Bild des Dokuments.
Die Liste der Felder für das ausgewählte Dokument (grün). Wenn Sie ein Dokument aus der Dokumentenliste auswählen, zeigt Document Capture die Vorlagenfelder des ausgewählten Dokuments in der Liste der Vorlagenfelder an.
Bemerkungen zum ausgewählten Dokument (gelb). Sie können die Bemerkungen zum Dokument aktualisieren, indem Sie die Vorlagenfelder erkennen und validieren.
Eine Bildvorschau des ausgewählten Dokuments (rot). Über das angezeigte Bild können Sie Beschriftungen und Werte identifizieren und umrahmen.
Belege manuell trennen, sortieren und drehen
Im Belegjournal können über die Aktion „Teilen und zusammenführen“ Seiten des Dokumentes oder Dokumente zusammengeführt, getrennt, gedreht und Seiten verschoben werden.
Abbildung : Teilen und zusammenführen
Abbildung : Seiten verschieben
Beachten Sie bitte folgende Einschränkungen:
Es können nur Seiten innerhalb eines Dokumentes verschoben werden
Es können nur aufeinanderfolgende Dokumente zusammengeführt werden Sie können bspw. nicht Dokument D000001 mit D000007 (s.h. Abbildung) zusammenführen, wenn dazwischen noch weitere Dokumente existieren
Kreditorenerkennung
Damit die Belegverarbeitung in DC zuverlässig funktionieren kann, müssen zuerst die richtigen Kreditoren für das Dokument erkannt werden.
Auf Basis der Standardvorlage wird zu jedem Beleg, der einem Kreditor zugeordnet werden muss, eine Vorlage erzeugt oder ausgewählt.
Im Folgenden wird der Ablauf der Erkennung eines Kreditors beschrieben.
Schritte/Reihenfolge der Kreditorenerkennung
Document Capture erkennt Kreditoren anhand der folgenden Merkmale und Reihenfolge:
Identifikationstexte
An jeder erstellten Kreditorenvorlage können mehrere Identifikationstexte definiert werden
(bspw. Firmenname, USt.-Ident.-Nr., Adressbestandteile oder sonstige eindeutigen Merkmale)
Abbildung : Anzeige der Identifikationstexte auf einer Vorlage
Diese Suchbegriffe sollten die Vorlage eindeutig klassifizieren.
Abbildung : Eingerichtete Identifikationstexte
Umsatzsteueridentifikationsnummer
Wenn die USt.-Ident.-Nr. zusammen mit einem bekannten Suchtext auf den Belegen abgebildet ist und diese auch in den Stammdaten hinterlegt ist, kann DC den Kreditor anhand dieser Information erkennen.
Die Einrichtung der Suchtexte kann auf der Identifikationsvorlage der jeweiligen Belegkategorie vorgenommen werden.
Abbildung : Identifikationsvorlage aufrufen
Abbildung : Feld UST ID Nummer bearbeiten
Abbildung : Anpassung der Suchtexte und Regeln
Identifikationsfelder
Pro Belegkategorie können weitere Identifikationsfelder eingerichtet werden.
Dies können bspw. Name, Name 2, Adresse, Homepage, Ust.-Ident.-Nr. etc. sein.
Sie können diese Felder nach Belieben erweitern oder löschen, in dem Sie die Liste von der Belegkategorie aus aufrufen:
Abbildung 14: Identifikationsfelder aus der Belegkategorie aufrufen
Abbildung : Identifikationsfelder bearbeiten
Die Spalte „Einstufung“ definiert die Wichtigkeit des Feldes.
Jeder auf der ersten Belegseite übereinstimmende/gefundene Buchstabe oder Zahl wird mit dem Wert der Einstufung multipliziert. Es müssen mind. 15 Punkte „vergeben“ werden, damit ein Kreditor als ggf. erkannt gilt.
Der Kreditor mit den meisten Übereinstimmungen wird dann für die weitere Verarbeitung verwendet.
Gründe warum ein falscher Kreditor gefunden wird
Es kann verschiedene Gründe, warum falsche Kreditoren identifiziert werden, beispielsweise:
Die eigene UST-ID ist in den Stammdaten in Business Central hinterlegt, da das eigene Unternehmen oder Mitarbeiter als Kreditoren geführt werden
Historisch wurden versehentlich die eigene UST-ID bei Kreditoren hinterlegt
Lieferanten oder Tochterunternehmen sitzen an der gleichen Adresse
Es wurden Suchbegriffe für die Kreditorenvorlage verwendet, welche eine Vorlage nicht eindeutig identifizierbar machen, bspw. nur das Wort „Rechnung“. Richtig wären in dem Fall die kombinierten Suchbegriffe: Rechnung, Telekom, Mobilfunk, Bonn
Ausschließen von Kreditoren
Man kann Kreditoren auch von der automatischen Erkennung und Verarbeitung ausschließen. Auch dies wird pro Belegkategorie eingerichtet:
Abbildung : Kreditoren ausschließen
Herkunftstabellen Filter
Hier definieren Sie Filterkriterien, welche die Liste der Kreditoren einschränken, die verwendet werden sollen (bspw. können gesperrte Kreditoren ausgeschlossen werden)
Ausgeschlossene Quellen
Hier können einzelne Kreditoren von der Erkennung ausgeschlossen werden
Felder erkennen und trainieren
Document Capture kann Feldwerte automatisch auf einem Beleg erkennen und auslesen.
Dieser Automatismus funktioniert auf manchen Belege recht gut, auf anderen ggf. aber auch gar nicht, was verschiedene Ursachen haben kann. Bei falsch erkannten Werten kann der Anwender die Erkennung durch ein individuelles Training verbessern.
Prinzipiell erfolgt die Erkennung von Feldwerten in Document Capture anhand von gespeicherten Suchtexten (gleichzusetzen mit „Suchbegriffen“ oder „Captions“) und dazu in Verbindung stehenden gültigen Werten.
Erkannte Suchtexte werden in der Belegvorschau mit einem orangenen, Feldwerte mit einem blauen Kasten markiert.
Automatische Erkennung
In jeder Vorlage sind Felder definiert, die von Document Capture auf dem jeweiligen Beleg gesucht werden sollen. Dies wird durch die Einstellung „Nach Wert suchen“ auf der jeweiligen Vorlagenfeldkarte gesteuert:
Abbildung : Aktivierte Option "Nach Wert suchebn" auf Feld Rechnungsnummer
Document Capture sucht die das jeweilige Feld konfigurierten Suchtexte auf dem Beleg. Wenn kein Suchtext identifiziert werden konnte, gibt es zwei Möglichkeiten:
Document Capture sucht auf einem früher erfolgreich erkannten Beleg nach der damaligen Position des Feldwertes. Mit dieser Position wird anschließend versucht, auf dem aktuellen Beleg erneut einen gültigen Feldwert zu identifizieren.
Document Capture konnte keinen Feldwert identifizieren und der Wert bleibt leer
Für jedes Feld können bei Bedarf auch mehrere Suchtexte definiert werden. Dies ist hilfreich, wenn Lieferanten unterschiedliche Texte auf Ihren Belegen verwenden oder die OCR Erkennung bei manchen Begriffen regelmäßig unterschiedliche Wörter erkannt hat.
Abbildung : Suchtexte konfigurieren
Hinweis zur Erkennungsrate bei neuen Belegen/Kreditoren:
Wenn Sie das erste Mal die Felderkennung für einen neuen Kreditor ausführen, verwendet Document Capture die Suchtexte auf den Feldern der Mastervorlage.
Dort sind in der Regel mehrere Suchtexte vordefiniert, die erfahrungsgemäß häufiger in Belegen verwendet werden.
Findet Document Capture einen dieser Suchtexte auf dem neuen Beleg wieder dieser als Standardsuchtext des jeweiligen Feldes der neuen Vorlage gespeichert.
Mit der Erweiterung dieser vordefinierten Suchtexte können Sie die „Erst-Erkennungsrate“ von Document Capture auf neuen Belegen verbessern.
Felderkennung manuell trainieren Rechts/Links Klick
Suchtexte und Werte, die Document Capture im Rahmen der automatischen Erkennung falsch identifiziert und hervorgehoben hat, können manuell korrigiert werden.
Dazu wählen Sie in der Feldliste das Feld aus, das Sie bearbeiten möchten, und bewegen den Mauszeiger über die Vorschau. Dabei verändert sich der Mauszeiger zu einem „Fadenkreuz“:
Abbildung : Feld Einkäufer manuell in der Vorschau trainieren
Markieren Sie anschließend mit gedrückter linken Maustaste den korrekten Wert (blauer Kasten) und mit der gedrückten rechten Maustaste den gewünschten Suchtext (orangener Kasten).
Abbildung : Feld Einkäufer wurde für den Suchtext Ansprechpartner und den passenden Wert trainiert
Felderkennung abtrainieren
Felder können auch wieder abtrainiert werden. Bewegen Sie dazu den Mauszeigen über einen freien/weißen Bereich auf der Dokumentenvorschau und klicken kurz mit linken Maustaste, um den Feldwert zurückzusetzen. Ein kurzer Klick mit der rechten Mauste setzt den Suchtext zurück, aber auch allgemein die Einstellung, dass das Feld gesucht werden soll.
Anschließend könnten Sie das Feld erneut trainieren.
Übersetzungen
Buchungseinrichtung (Konten für Beträge)
Über die Buchungseinrichtung kann eingerichtet werden,
wie die erkannten Beträge gebucht werden sollen (Sachkonto, Artikel, Anlage, usw.)
welche erweiterten Buchungswerte wie bspw. die MWST. Produktbuchungsgruppe verwendet werden sollen
welche Dimensionen in den später erzeugten Rechnungszeilen angesprochen werden sollen
Abbildung : Buchungseinrichtung aus dem Belegjournal aufrufen
Abbildung : Buchungseinrichtung für das Feld Betrag, netto
Hinweis: Wenn Sie auf der Vorlage mehrere Betragsfelder definiert haben, muss für jedes Betragsfeld, welches einen Wert gültigen enthält, auch eine passende Buchungseinrichtung hinterlegt sein:
Abbildung : Buchungseinrichtung bei mehreren Betragsfelden
Sachkonto für Betrag, netto im Belegjournal hinterlegen
Für den Fall „einfacher Kostenrechnungen“, die nur auf ein eingerichtetes Sachkonto gebucht werden sollen, können Sie direkt im Belegjournal ein passendes Sachkonto hinterlegen oder über den Assist (drei Punkte) die Sachkontenübersicht öffnen und das passende Sachkonto auswählen:
Abbildung : Belegkopf - Sachkonto auswählen
Abbildung : Aufruf Sachkontoübersicht
Sie können das Sachkonto anschließend als Standard-Sachkonto für diese Vorlage zuweisen, indem Sie in der Bestätigungsmeldung Ja auswählen. Document Capture ordnet dieses Sachkonto dann automatisch allen zukünftigen Dokumenten zu, die dieselbe Vorlage verwenden.
Wenn Sie ein Konto als Standardkonto eingerichtet haben, wird im Hintergrund ein Eintrag in der Buchungseinrichtung (Konten für Beträge) hinterlegt.
Abbildung : Buchungseinrichtung
Übersetze nach Art „Betragsverteilungscode“ (Split Buchung)
Über Betragsverteilungscodes können feste Split Buchungen konfiguriert und zugewiesen werden.
Der Betragsverteilungscode kann anschließend in der Buchungseinrichtung einem Betragsfeld zugewiesen werden und definiert beim späteren Registrieren des Belegs die Verteilung des jeweiligen Betrags auf die korrekten Konten.
Abbildung : Hinterlegter Betragsverteilungscode für Betrag, netto
Abbildung : Betragsverteilungscode aus Liste auswählen
Hinter dem Code 30-50-20 verbirgt sich die entsprechende Verteilung auf verschiedene Sachkonten nach %-Wert oder Währungsbetrag.
Abbildung : Einrichtung eines Betragsverteilungscode mit %-Verteilung
Abbildung : Ergebnis der Betragsverteilung
Einkäufer/Genehmiger Übersetzung
Document Capture identifiziert den passenden Einkäufer in der Regel entweder über die verwendete Bestellnummer oder alternativ über den Einkäufer, der am Kreditor hinterlegt ist.
Es kann jedoch Fälle geben, bei denen ein anderer Einkäufercode verwendet werden soll als der Code, der anhand der Vorlage ermittelt wurde. Des Weiteren kann es notwendig sein, den Einkäufercode anhand von Informationen zu setzen, die auf der Einkaufsrechnung gefunden werden, bspw. ein Projektname oder Abteilungscode.
Dies kann durch die Verkäufer/Einkäuferübersetzung eingerichtet werden:
Abbildung : Verkäufer / Einkäufer Übersetzung aufrufen
Abbildung : Einkäufer / Verkäufer Übersetzung konfigurieren
Wenn beim Registrieren des Dokumentes kein gültiger Einkäufercode hinterlegt ist, wird der Anwender nach dem korrekten Einkäufer gefragt und kann aus den folgenden Optionen auswählen:
Abbildung : Auswahl Einkäufer
Option
Beschreibung
Einkäufer aus einer Liste auswählen
Document Capture zeigt Ihnen eine Liste aller Einkäufer an, aus der Sie auswählen können. Bei anschließenden Einkaufsrechnungen für diese Herkunfts-ID müssen Sie den Einkäufer manuell auswählen.
Anschließend kann der Anwender bestätigen, ob für den ausgewählten Einkäufer eine fortan geltende Übersetzung eingerichtet werden soll:
Abbildung : Einkäuferübersetzung bestätigen
Verwende Einkäufer aus Kreditor (XX)
Document Capture ruft den Einkäufer ab, der am Kreditor hinterlegt ist. Bei anschließenden Einkaufsrechnungen für diese Herkunfts-ID müssen Sie den Einkäufer manuell auswählen.
Belegzeilen erkennen und verarbeiten
Mit der Zeilenerkennung können die einzelnen Positionsdaten einer Rechnung ausgelesen werden (Nr., Menge, Einstandspreis, usw.).
Dadurch können Rechnungen mit den jeweiligen Positionen erzeugt oder auch ein Bestellabgleich durchgeführt werden, der sehr genau die Positionen mit den vorhandenen Bestellungen und Wareneingängen vergleicht.
Prinzipiell ist man schnell geneigt eine Zeilenerkennung einzurichten, häufig benötigt man diese in der Praxis aber gar nicht im ersten Schritt und erschwert sich selbst das Training von Vorlagen.
Wenn beispielsweise ein Bestellabgleich auf Betragsebene erfolgreich ist, erhöht die Zeilenerkennung nur den Aufwand für den Mitarbeiter.
Positionsdaten-/Zeilenerkennung konfigurieren
Voraussetzungen
Damit Document Capture Positionsdaten im Dokument identifizieren kann, sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:
die Werte müssen tabellarisch in separaten Spalten platziert sind. Jede Spalte kann dann über eigene Vorlagenfelder ausgelesen werden und nach Bedarf über Regeln, Feldübersetzungen etc. konfiguriert werden.
Positionsdaten stehen alle in einer Zeile und nicht versetzt über mehrere Zeilen verteilt:
Abbildung : Zeilenerkennung möglich
Abbildung : Zeilenerkennung benötigt Erweiterte Zeilenerkennung
Funktionsweise
Um erfolgreich Positionsdaten auslesen zu können, ist ein grundlegendes Verständnis der Funktionsweise notwendig, wie Document Capture nach Positionsdaten sucht:
Die Belegseite wird über die im Vorfeld markierten Spaltenüberschriften als „virtuelle“ Tabelle formatiert
Anhand der Ober- und Untergrenze der Wörter in den Positionen identifiziert Document Capture die jeweiligen Zeilen
Die einzelnen Werte werden anschließend über die Position der identifizierten Spaltenüberschrift in der jeweiligen Zeile identifiziert.
Wichtig: Document Capture verwirft/löscht alle Zeilen, in denen als „erforderlich“ markierte Felder (s.g. Pflichtfelder) nicht identifiziert werden konnten. Sie können auf der jeweiligen Feldkarte festlegen ob ein Feld „erforderlich“ ist oder nicht. Beachten Sie dabei, dass auf den Mastervorlagen in der Regel das Feld Nr. (NO) als erforderlich voreingestellt ist:
Abbildung : Erforderliches Feld "Nr."
Abbildung : Funktionsweise Zeilenerkennung, mit ignorierten Zeilen/Positionen
Validierungen
Bei der Zeilenerkennung führt Document Capture automatisch mehrere Prüfungen durch, um die Positionsdaten und Zeilen zu validieren:
Je Zeile wird geprüft, ob Einzelpreis * Menge abzgl. evtl. Rabatte der Zeilensumme entspricht.
Es wird geprüft, ob die Summe aller Zeilensummen mit der Summe der Nettobeträge des Belegs übereinstimmt, um fehlende Seiten und Positionen zu identifizieren.
Einrichten der Zeilenerkennung
Dokumentenkarte
Das Training der Zeilenerkennung erfolgt in der Dokumentenkarte. Diese kann aus dem Belegjournal über die entsprechende Aktion aufgerufen werden:
Abbildung : Dokumentenkarte aus Belegjournal aufrufen
Abbildung : Dokumentenkarte mit Positionsdaten
Die Dokumentenkarte besteht aus 5 Bereichen:
Allgemeine Informationen zum Dokument (blau)
Eine Liste aller Feldbezeichnungen im Kopf des Dokuments (grün)
Eine Bildvorschau des ausgewählten Dokuments (rot)
Belegzeilen mit allen Zeilenfeldern der Vorlage (schwarz)
Bemerkungen zum ausgewählten Dokument (gelb)
Spalten/Überschriften trainieren
Bevor Sie Belegzeilen erkennen können, muss Document Capture die Positionen der Spalten kennen. Sie können die Beschriftungen der Spalten festlegen, indem Sie ein in der Belegzeile das entsprechende Feld auswählen (bspw. „NR.“ oder „BESCHREIBUNG“) und die dazugehörige Beschriftung in der Bildvorschau durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf das Feld:
Abbildung : Training der Zeilenerkennung für NR und BESCHREIBUNG
Felderkennung ausführen
Nachdem alle Spaltenüberschriften trainiert wurden, führen können Sie die Funktion „Felder erkennen“ ausführen. Document Capture identifiziert und erstellt für alle erkannten Belegpositionen einen Eintrag in der Liste der Belegzeilen, von wo aus Sie Feldwerte ändern können, bevor Sie das Dokument registrieren.
Abbildung : Erkannte Positionsdaten nach Felderkennung
Wenn es Abweichungen zwischen Menge, Stückkosten, Rabatt und Betrag in einer Belegzeile gibt, ändert Document Capture den Status nicht auf OK und Sie müssen Fehler beheben, bevor Sie das Dokument registrieren können.
Abbildung : Fehlende Informationen in Position
Registrierung und Ergebnis der Zeilenerkennung
Wenn alle Zeilen als OK markiert sind und es keine sonstigen „rot/fett“ markierten Bemerkungen gibt, können Sie das Dokument registrieren. Nutzen Sie dazu die Funktion Register in der Dokumentenkarte oder dem Belegjournal. Document Capture erstellt für jede Zeile des Dokuments eine separate Zeile:
Abbildung : Rechnungszeilen nach Zeilenerkennung
Zeilenübersetzung (Buchungseinrichtung)
Wie auch im Belegkopf muss Document Capture auch für Belegposition eine passende Buchungseinrichtung (er)kennen.
Im Rahmen der Felderkennung versucht Document Capture automatisch eine passende Einrichtung zu identifzieren und nutzt dazu diverse Einrichtungstabellen in Business Central/NAV und die integrierte DC-Übersetzungstabelle. Dabei wird ab Version 6.50 eine feste Reihenfolge durchlaufen, um die richtige Übersetzung zu finden. Die folgende Beispielzeile soll beschreiben, wie die Übersetzungsreihenfolge durchlaufen und eingerichtet werden kann, um die Belegposition mit der Nr 10-110 zu übersetzen:
Artikeltabelle Feld GTIN-Nr.
Die PDF-Vorlage erfordert dafür ein trainiertes Zeilenfeld mit dem Code ITEMGTIN
DC-Übersetzungstabelle - Exakte Übereinstimmung des Wertes im Feld „Nr.“
Die Document Capture Übersetzungstabelle kann direkt aus den Belegzeilen aufgerufen werden:
Findet DC hier einen Wert, der 1:1 dem gefundenen Feldwert übereinstimmt, wird dieser verwendet:
DC-Übersetzungstabelle - Nummernfilter, aber nicht die allgemeinen *-Filter Übersetzungen
Kann DC über einen Filter den Artikel übersetzen, wird dieser Eintrag verwendet:
Standardtabelle Artikelreferenzen
Die Standard Artikelreferenzenliste kann auch direkt aus den Belegzeilen aufgerufen werden:
Kann DC in der Tabelle eine für den aktuellen Kreditor eingerichtete Artikelreferenz finden, wird dieser Eintrag verwendet:
Standard Artikel/Lieferantenkatalog
DC sucht eine übereinstimmende Artikelnummer über den Artikel/Lieferantenkatalog für die Übersetzung:
Standard Artikeltabelle - Feld "Kreditor Artikel Nr."
DC prüft, ob der zu übersetzende Wert in dem Feld „Kred.-Artikelnr.“ auf der Artikelkarte befindet:
Kreditor nutzt interne/eigene Artikelnummern
Wenn der Kreditor Ihre internen Artikelnummern auch auf seinen Belegen verwendet, können Sie dies auch auf der Document Capture Vorlage einrichten. Dann übersetzt DC die vom Beleg erkannte Nr. in die interne Artikel-Nr., welche natürlich existieren muss
DC-Übersetzungstabelle – allgemeiner *-Filter
DC sucht in der Übersetzungstabelle nach einem „Wildcard“ Filter * und übersetzt diesen:
Beschreibung - genaue Übereinstimmung mit der Übersetzung
Hier verwendet DC den Positionswert aus dem Feld Beschreibung und sucht dafür eine passende Buchungseinrichtung:
Beschreibung – Übereinstimmung mit beliebigen Beschreibungsfilter
Analog zur vorherigen Suche, jedoch wird die zu übersetzende Beschreibung durch Suchfilter ergänzt:
Beschreibung - allgemeine * Übersetzung
DC sucht in der Übersetzungstabelle mit einem „Wildcard“ Filter * nach der Beschreibung:
Zusatz - Einheitenübersetzung
Bei der Zeilenübersetzung nach Einheit wird ein Mapping / Übersetzung / Interpretation für den jeweilige Wert im Zeilenfeld Einheit über den Einheitencode hinterlegt.
Abbildung : Zeilenübersetzung nach Einheit
Zeilenerkennung manuell aktivieren oder deaktivieren
Sie können die Zeilenerkennung auch direkt auf der jeweiligen Vorlagenkarte aktivieren und deaktivieren, indem Sie die entsprechende Option „Zeilen erkennen“ auf dem Reiter „Allgemein“ ändern.
Abbildung : Aktivierte Zeilenerkennung auf der Vorlagenkarte
Bestellabgleich
In Document Capture können Sie Einkaufsrechnungen mit Einkaufsbestellungen und Einkaufslieferungen abgleichen. Aus dem Belegjournal und der Dokumentenkarte können Sie den Bestellabgleich aufrufen, um die automatische oder manuelle Zuweisung durchzuführen.
Wenn Sie die Funktion Abgleich durchführen aufrufen, versucht das System automatisch Bestell- oder Lieferzeilen des am Beleg ausgewiesenen Kreditors zuzuweisen. Document Capture kann eine Zuweisung auf Basis des Betrags auf dem Beleg oder der Zeilenbeträge durchführen.
Bestellabgleich ist gegen Wareneingangszeilen mit einer oder mehrere Bestellungen möglich.
Hinweis: Grundsätzlich ist ein Bestellabgleich ein komplexes Thema, dass je nach Kreditor und auch individueller Anforderungen unterschiedlich für Ihre Anforderungen konfiguriert werden muss.
Bitte sprechen Sie daher diesbezüglich Ihren Partner an, damit Sie mit ihm gemeinsam die passende Lösung und Konfiguration für Ihre individuellen Anforderungen finden können.
Beleg registrieren
Die Funktion „Registrieren“ erzeugt eine ungebuchte Einkaufsrechnung in Business Central.
Abbildung 47: Registrieren von Belegen
Dazu muss der Status des Dokuments mit „OK“ gekennzeichnet sein. Der Status des Dokuments wird auf “OK” gesetzt, wenn alle erfassten Werte gültig sind.
Abbildung 48: Beleg OK
Nach Abschluss der Registrierung einer Einkaufsrechnung wird diese neu erfasste Einkaufsrechnung in Business Central angezeigt. In der Einkaufsrechnungskarte von Document Capture können Sie die Einkaufsrechnung und ein Bild des Dokuments einsehen. Sie können das Dokument nun genehmigen oder buchen.
Abbildung 49: Einkaufsrechnungskarte
Registrierten Beleg aus dem Belegjournal aufrufen
Um eine registrierte Einkaufsrechnung direkt aus dem Belegjournal aufrufen zu können, ändern Sie den Statusfilter auf „Registriert“ und wählen das gewünschte Dokument aus. Anschließend können Sie über die Funktion Dokument => Navigate direkt die Karte der ungebuchten Rechnung aufrufen:
Abbildung : Registrierte Rechnung aus dem Belegjournal aufrufen
Registrierten Beleg zurücksetzen
Solange eine durch Document Capture erzeugte Einkaufsrechnung noch nicht gebucht wurde, kann der Beleg aus dem Belegjournal in den Status „Offen“ zurückgesetzt werden. Damit das Dokument zurückgesetzt werden kann, müssen Sie entscheiden, ob der erzeugte ungebuchte Einkaufsbeleg gelöscht werden darf:
Abbildung : Registriertes Dokument zurücksetzen
Beleg registrieren trotz fehlender Informationen (Registrierung erzwingen)
Gerade in der Einführungsphase von Document Capture, in welcher noch nicht jede Kreditorenvorlage trainiert werden konnte, ist es manchmal notwendig, Belege trotz fehlender Informationen zu registrieren. Dies kann über die Funktion „Registrieren erzwingen“ erfolgen:
Abbildung : Registrierung eines Belegs erzwingen
Hinweis: Damit die Funktion Registrierung erzwingen von einem Benutzer verwendet werden kann, muss diesem in der Continia Benutzer Einrichtung die Option freigeschaltet werden:
Abbildung : Registrieren erzwingen für Benutzer aktivieren
Dokumente ablehnen
In der Praxis kann es vorkommen, dass Dokumente an Document Capture übertragen wurden, die nicht verarbeitet und bspw. in eine Einkaufsrechnung überführt werden sollen. Diese Dokumente können Sie über die Funktion „Ablehnen“ in den Status „Abgelehnt“ ändern. Dadurch wird das Dokument nicht mehr zur Bearbeitung angezeigt, ist jedoch auch noch gelöscht und kann über die Funktion „Beleg zurücksetzen“ auch wieder in den Status offen zurückgesetzt werden.
Abbildung : Dokument im Belegjournal ablehnen
Dokumente löschen
Belege können bei Bedarf gelöscht werden, solange diese Möglichkeit auf der jeweiligen Belegkategorie nicht deaktiviert worden ist.
Abbildung : Dokument im Belegjournal löschen
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